Импорт товаров из Excel

Что это?

Импорт переносит существующий ассортимент в KASSIO за один раз — из Excel, из файла CSV или из выгрузки системы, которой вы пользовались раньше. Мастер из пяти шагов ведёт через проверку и перенос данных.

До подтверждения на последнем шаге в базу не записывается ничего. А когда вы подтверждаете, импорт записывает всё или ничего: сбой в середине никогда не оставит вас с половиной каталога.

Для чего это нужно?

• Перенести весь ассортимент в день запуска.
• Превратить прайс-лист поставщика в товары.
• Обновить много товаров сразу, не открывая каждый.

Два пути

С нашим шаблоном (рекомендуется)

Скачайте шаблон на первом шаге, на своём языке. Удалите две строки-примера, внесите свои товары, загрузите файл. Мастер узнаёт собственный шаблон и полностью пропускает шаг сопоставления столбцов.

Шаблон доступен как Excel (.xlsx) и как CSV. В обоих одни и те же столбцы в одном и том же порядке. Язык выбирается рядом с кнопками загрузки — независимо от языка интерфейса.

В версии Excel у каждого заголовка есть примечание: обязателен ли столбец и что в него вносить. В Excel это виден по маленькому треугольнику в углу ячейки — примечание появляется при наведении мыши.

Если строки-примеры оставить, они будут созданы как настоящие товары. Так задумано: иначе шаблон показывал бы формат, который импорт отклоняет. Поэтому шаг «Проверка» отмечает их и предлагает исключить одним нажатием.

Распознавание идёт по заголовкам столбцов, а не по их порядку. Столбцы можно переставлять и переводить по отдельности — немецкий шаблон с русскими заголовками остаётся шаблоном. Важен состав: ровно эти столбцы, каждый по одному разу. Один лишний или один дважды — и файл идёт через обычное сопоставление.

В версии Excel столбцы артикула и штрихкода имеют текстовый формат, поэтому код с ведущими нулями их не теряет.

Со своим файлом

Любой файл Excel (.xlsx, .xlsm, .xls) или CSV до 25 МБ. Это путь для выгрузки из прежней системы. Импорт справляется с тем, что в таких выгрузках обычно есть:

• Название фирмы, строка с логотипом или дата выгрузки над настоящим заголовком —

строка заголовка находится, а не считается первой.

• Несколько листов. Листы с одинаковыми столбцами объединяются; листы с другими столбцами

указываются отдельно и не импортируются.

• CSV с точкой с запятой, запятой, табуляцией или вертикальной чертой в качестве

разделителя, в кодировке UTF-8 или Windows/CP1251. Разделитель определяется по самому файлу, и мусорная строка над заголовком его не сбивает.

Пять шагов

1. Файл

Выберите файл. Вам покажут, какая строка распознана как заголовок, сколько найдено строк данных, какие листы объединены и какие пропущены.

Если импорт остался незавершённым — закрыли окно, пропало питание — мастер предложит продолжить с того же места. Работа непрерывно сохраняется на устройстве.

2. Столбцы

Каждому столбцу файла назначается поле системы.

• Зелёный — совпали и заголовок, и значения. Почти наверняка верно.
• Жёлтый — совпало только одно из двух. Проверьте.

Обязательны наименование и цена продажи. Всё остальное — по желанию, в том числе артикул: если его нет, система выдаст свой (см. ниже).

Главное здесь — формат чисел. Цена, записанная как 1.234,56 и прочитанная как 1.234, превращает товар за 1234,56 в товар за 1,23 — и импорт отчитается об успехе. Поэтому мастер показывает, во что превращаются ваши ячейки:

"1.234,56"  ->  1234.56

Если эта строка верна — цены верны. Если нет — переключите формат над ней.

Ячейка, противоречащая выбранному формату, отклоняется, а не толкуется по-своему. Если столбец читается как «точка — десятичный разделитель», а одна ячейка содержит 14,50, строка становится ошибочной с указанием, как её прочли бы. Молча превратить её в 1450 — единственное, чего этот мастер делать не должен.

3. Значения

Ставки НДС и категории из файла связываются с теми, что есть в KASSIO.

• Категории, которых ещё нет, создаются — или вы сопоставляете их с существующей, или

оставляете товар без категории.

• Несопоставленная ставка НДС делает строку ошибочной. Она никогда не становится 0 %

молча.

Здесь же выбирается склад, на который будет оприходован остаток.

4. Проверка

У каждой строки есть статус.

• Строки с ошибкой не записываются никогда.
• Строки с предупреждением записываются: отсутствующий штрихкод — косметика,

отсутствующая ставка НДС — нет.

Ячейки можно править прямо в таблице. Последний столбец, Прочитано как, показывает цену продажи, которую импорт взял из строки. Именно это число будет записано — проверьте его, особенно после правки ячейки. Цена 1450 там, где вы набрали 14,50, видна только здесь.

Отрицательная цена продажи, отрицательная закупочная цена и отрицательный остаток — ошибки. Ноль допустим во всех трёх случаях.

Столбец Действие говорит, что произойдёт с каждой строкой: создать, обновить, пропустить или ошибка, а над таблицей — итоги. Нажатие на действие исключает строку из импорта или возвращает её.

Товар, чьё наименование уже есть в каталоге, получает предупреждение с артикулом владельца. Строка не отклоняется: два товара нередко законно делят название — то же молоко от двух поставщиков. Товары в корзине не учитываются.

Если часть артикулов уже существует, вы решаете: пропустить их или перезаписать. Перед перезаписью показывается, сколько товаров затронуто, сколько цен изменится и какая изменится сильнее всего.

Перезапись записывает те ячейки, которые вы заполнили. Пустая ячейка ничего не меняет: прайс-лист, загружаемый ради обновления цен, не содержит ни описаний, ни штрихкодов, и чтение его пустот как удалений выпотрошило бы каталог.

5. Результат

Сколько создано, обновлено, пропущено и отклонено, плюс предупреждения.

Артикулы

Артикулы придумывать не нужно. Уберите столбец или оставьте отдельные ячейки пустыми — и система выдаст номера по возрастанию, ART-00001, ART-00002, из той же серии, что и при создании товара вручную.

Один момент идёт в комплекте: артикул — это ещё и ключ, по которому следующий импорт определяет, есть ли товар уже в базе. Файл без собственных номеров не может узнать сам себя, поэтому повторный импорт создаст товары заново. Экран результата называет выданные номера; перенесите их в свой файл, если собираетесь импортировать его ещё раз.

Остатки и цены

Остаток оприходуется только для вновь созданных товаров, и притом как настоящее поступление с закупочной ценой из файла. Именно поэтому оценка запасов и история остаются верными — импорт не вписывает количество в столбец в обход системы.

Для уже существующих товаров остаток не оприходуется. Иначе повторный импорт того же файла удвоил бы ваши остатки. Исправления — через инвентаризацию.

Если закупочная цена отсутствует, остаток приходуется со стоимостью 0, а оценка этого товара начнётся со следующего поступления. Мастер об этом сообщает — и когда нет всего столбца, и когда пусты лишь отдельные ячейки.

Справочник столбцов

Столбцы канонического шаблона, по порядку.

Ваш собственный файл не обязан использовать эти заголовки — мастер узнаёт множество распространённых написаний на немецком, английском и русском, а всё, что не смог отнести, вы назначаете вручную на шаге 2.

Полезно знать

• Штрихкод, который уже принадлежит другому товару или варианту, отклоняется. Пропустив

его, вы получили бы на кассе пробитие не того товара.

• Артикул, встречающийся в вашем файле дважды, помечает ошибкой обе строки. Какая из

них настоящая — решаете только вы.

• Подтверждённое сопоставление запоминается для файлов с такими же заголовками. Следующая

выгрузка из той же старой системы не потребует ручной работы.