Von der Bestellung bis zur Zahlung
Worum es geht
Ein Einkauf von Anfang bis Ende: Entwurf, Bestellung, Lieferung, Rechnung, Zahlung. Jeder Schritt ist eine eigene Buchung auf demselben Beleg, und jeder ändert etwas anderes. Wenn Sie sich eine Sache merken, dann diese: den Bestand rührt allein der Wareneingang an.
Der Ablauf
- Beleg anlegen. Kopfdaten und Positionen werden als Entwurf gespeichert. Es wird nichts
gebucht. Der Entwurf ist der einzige Zustand, den Sie noch ändern können.
- Bestellen. Bestellen macht aus dem Entwurf einen bestellten Beleg. Ab hier sind die
Mengen das, was der Lieferant gehört hat.
- Lieferung buchen. Im Beleg Wareneingang erfassen drücken und je Position eintragen,
was wirklich angekommen ist — Alles annehmen füllt die offene Menge ein. Jetzt steigt der Bestand, und der Einstandspreis wird neu gerechnet.
- Rechnung erfassen. Rechnung erstellen berechnet, was geliefert und noch nicht
fakturiert ist. Tragen Sie die Rechnungsnummer des Lieferanten und das Rechnungsdatum ein; Fällig am kommt aus dem Zahlungsziel des Lieferanten und ist überschreibbar.
- Zahlen. Zahlung erfassen nimmt Betrag, zahlende Kasse und Zahldatum. Die
Zahlung wird auf die Rechnungen dieses Belegs verteilt, älteste zuerst; ein Überschuss bleibt Guthaben beim Lieferanten.
Eine Teillieferung ist der Normalfall: buchen Sie, was da ist — der Beleg steht dann auf Teilgeliefert, der Rest bleibt offen. Für Rechnungen und Zahlungen gilt dasselbe.
Was jeder Schritt ändert
| Schritt | Bestand | Schuld beim Lieferanten | Kasse |
|---|---|---|---|
| Entwurf, Bestellung | nein | nein | nein |
| Wareneingang | ja | nein | nein |
| Rechnung | nein | ja | nein |
| Zahlung | nein | sinkt | ja |
Wer Ware bezahlt, die geliefert, aber nie fakturiert wurde, erzeugt die Rechnung damit selbst — aus dem Wareneingang, ohne Rechnungsnummer, ohne Fracht und ungeprüft. Tragen Sie die echte Nummer des Lieferanten nach.
Einen Schritt korrigieren
- Wareneingang stornieren bucht den Bestand wieder aus und rechnet den Einstandspreis
zurück. Die Stornierung selbst lässt sich nicht rückgängig machen; sie bleibt als eigener Eintrag stehen.
- Rechnung stornieren nimmt die Verbindlichkeit zurück und gibt die berechnete Menge
frei. Sie wird abgelehnt, solange auf diese Rechnung eine Zahlung gebucht ist.
- Zahlung stornieren schreibt den Betrag dem Lieferantenkonto wieder als Schuld gut.
Gelöscht wird nichts — Zahlung und Storno bleiben.
- Stornieren des Belegs wird abgelehnt, sobald Ware eingegangen ist. Erst die
Wareneingänge stornieren.
Wo Sie danach nachsehen
- Bestand je Lager: Lagerverwaltung.
- Was noch offen ist: der Reiter Verbindlichkeiten beim Lieferanten.
- Wer wann was getan hat: der Abschnitt Verlauf im Beleg.