Artikel aus Excel importieren

Was ist das?

Import übernimmt einen bestehenden Artikelbestand in einem Durchgang nach KASSIO — aus Excel, aus einer CSV-Datei oder aus dem Export des Systems, das Sie vorher benutzt haben. Ein Assistent führt in fünf Schritten durch Prüfung und Übernahme.

Bis Sie im letzten Schritt bestätigen, wird nichts in Ihren Betrieb geschrieben. Und dann gilt alles oder nichts: ein Fehler mitten drin lässt niemals einen halben Katalog zurück.

Wofür ist das gut?

• Den gesamten Artikelbestand am Starttag übernehmen.
• Aus einer Lieferantenpreisliste Artikel machen.
• Viele Artikel auf einmal aktualisieren, statt jeden einzeln zu öffnen.

Zwei Wege

Mit unserer Vorlage (empfohlen)

Vorlage im ersten Schritt herunterladen, in Ihrer Sprache. Die zwei Beispielzeilen löschen, eigene Artikel eintragen, Datei hochladen. Der Assistent erkennt seine eigene Vorlage und überspringt die Spaltenzuordnung vollständig.

Die Vorlage gibt es als Excel (.xlsx) und als CSV, in Deutsch und Russisch — die Sprache wählen Sie neben den Download-Knöpfen, unabhängig davon, in welcher Sprache das System läuft.

In der Excel-Fassung trägt jede Spaltenüberschrift eine Notiz: ob die Spalte Pflicht ist und was hineingehört. In Excel erkennbar am kleinen Markierungsdreieck in der Ecke der Zelle, sichtbar beim Zeigen mit der Maus.

Bleiben die Beispielzeilen stehen, werden sie als echte Artikel angelegt — das ist gewollt, sonst würde die Vorlage ein Format zeigen, das der Import ablehnt. Der Schritt „Prüfen" weist sie deshalb aus und bietet an, sie mit einem Klick auszunehmen.

Erkannt wird die Vorlage an ihren Spaltenüberschriften, nicht an deren Reihenfolge. Sie dürfen Spalten verschieben und einzelne Überschriften übersetzen — eine deutsche Vorlage mit russischen Überschriften bleibt die Vorlage. Was zählt: genau diese Spalten, jede einmal. Eine Spalte zu viel oder eine doppelt, und die Datei geht durch die normale Zuordnung.

In der Excel-Fassung sind die Spalten Artikelnummer und Barcode als Text formatiert, damit ein Code mit führenden Nullen sie behält.

Mit Ihrer eigenen Datei

Jede Excel-Datei (.xlsx, .xlsm, .xls) oder CSV bis 25 MB. Das ist der Weg für einen Export aus Ihrem bisherigen System. Der Import kommt mit dem zurecht, was solche Exporte üblicherweise mitbringen:

• Ein Firmenname, eine Logozeile oder ein Exportdatum über der eigentlichen Kopfzeile —

die Kopfzeile wird gesucht, nicht als Zeile 1 angenommen.

• Mehrere Tabellenblätter. Blätter mit identischen Spalten werden zusammengefügt; Blätter

mit abweichenden Spalten werden gemeldet und ausgelassen.

• CSV mit Semikolon, Komma, Tabulator oder senkrechtem Strich als Trennzeichen, in UTF-8

oder in Windows-/CP1251-Kodierung. Das Trennzeichen wird aus der Datei ermittelt, und eine Müllzeile über der Kopfzeile bringt das nicht durcheinander.

Die fünf Schritte

1. Datei

Datei auswählen. Sie erfahren, welche Kopfzeile gefunden wurde, wie viele Datenzeilen es gibt, welche Blätter zusammengefügt und welche ausgelassen wurden.

Haben Sie einen Import unfertig liegen lassen — Fenster geschlossen, Strom weg —, bietet der Assistent an, dort weiterzumachen. Ihr Arbeitsstand wird laufend auf dem Gerät gesichert.

Auf derselben Seite steht die Spaltenerklärung zum Aufklappen. Lesen Sie sie, bevor Sie die Datei in Excel ausfüllen — dort begleitet Sie der Assistent nicht.

2. Spalten

Jede Spalte Ihrer Datei bekommt ein Zielfeld.

• Grün heißt: Spaltenüberschrift und Werte stimmen überein. Das ist so gut wie sicher

richtig.

• Gelb heißt: nur eines von beiden hat gepasst. Bitte nachsehen.

Pflicht sind Bezeichnung und Verkaufspreis. Alles andere ist freiwillig — auch die Artikelnummer: fehlt sie, vergibt das System eine (siehe unten).

Wichtig ist hier das Zahlenformat. Ein Preis, der 1.234,56 heißt und als 1.234 gelesen wird, macht aus einem Artikel für 1234,56 EUR einen für 1,23 EUR, und der Import meldet Erfolg. Deshalb zeigt der Assistent, was aus Ihren Zellen wird:

"1.234,56"  ->  1234.56

Stimmt diese Zeile, stimmen Ihre Preise. Stimmt sie nicht, schalten Sie das Format darüber um.

Eine Zelle, die dem gewählten Format widerspricht, wird abgelehnt, nicht umgedeutet. Liest sich die Spalte als Punkt-Dezimal und eine Zelle sagt 14,50, wird die Zeile zum Fehler und nennt die Zahl, als die sie gelesen worden wäre. Sie stillschweigend zu 1450 zu machen ist das Einzige, was dieser Assistent niemals tun darf.

3. Werte

Steuersätze und Warengruppen aus Ihrer Datei werden mit denen in KASSIO verknüpft.

• Warengruppen, die es noch nicht gibt, werden angelegt — oder Sie ordnen sie einer

bestehenden zu oder lassen den Artikel ohne Gruppe.

• Ein Steuerwert, den Sie nicht zuordnen, macht die Zeile zum Fehler. Er wird niemals

stillschweigend zu 0 %.

Außerdem wählen Sie hier das Lager, in das der Bestand gebucht wird.

4. Prüfung

Jede Zeile bekommt einen Status.

• Fehler-Zeilen werden nie geschrieben.
• Warn-Zeilen schon — ein fehlender Barcode ist kosmetisch, eine fehlende Steuerklasse

nicht.

Zellen lassen sich direkt in der Tabelle korrigieren. Die letzte Spalte, Gelesen als, zeigt den Verkaufspreis, den der Import aus der Zeile genommen hat. Das ist die Zahl, die geschrieben wird — prüfen Sie sie, besonders nach eigenen Korrekturen. Ein Preis von 1450 dort, wo Sie 14,50 getippt haben, ist an dieser Stelle sichtbar und sonst nirgends.

Negativer Verkaufspreis, negativer Einkaufspreis und negativer Bestand sind Fehler. Null ist in allen drei Fällen erlaubt.

Die Spalte Aktion sagt je Zeile, was passieren wird: Anlegen, Aktualisieren, Überspringen oder Fehler. Darüber steht die Summe — „12 anlegen · 5 aktualisieren · 2 überspringen · 1 Fehler". Ein Klick auf die Aktion nimmt eine Zeile vom Import aus oder wieder auf.

Trägt ein Artikel einen Namen, den es im Katalog schon gibt, wird die Zeile gewarnt und nennt die Artikelnummer des vorhandenen. Abgelehnt wird sie nicht: zwei Artikel teilen sich oft berechtigt einen Namen — dieselbe Milch von zwei Lieferanten. Papierkorb-Artikel zählen dabei nicht mit.

Sind manche Artikelnummern schon vorhanden, entscheiden Sie: überspringen oder überschreiben. Vor dem Überschreiben sehen Sie, wie viele Artikel betroffen sind, wie viele Preise sich ändern und welcher sich am stärksten ändert.

Überschreiben schreibt die Zellen, die Sie ausgefüllt haben. Eine leere Zelle ändert nichts: eine Preisliste, die Sie zum Aktualisieren der Preise einlesen, enthält weder Beschreibungen noch Barcodes, und ihre Leerstellen als Löschungen zu lesen würde Ihren Katalog ausräumen.

5. Ergebnis

Wie viel angelegt, aktualisiert, übersprungen und abgelehnt wurde, dazu die Warnungen.

Artikelnummern

Sie müssen keine Artikelnummern erfinden. Lassen Sie die Spalte weg oder einzelne Zellen leer, vergibt das System fortlaufende Nummern — ART-00001, ART-00002 — aus derselben Reihe wie beim Anlegen von Hand.

Ein Punkt gehört dazu: die Artikelnummer ist auch der Schlüssel, an dem ein späterer Import erkennt, ob ein Artikel schon da ist. Eine Datei ohne eigene Nummern kann sich nicht selbst wiedererkennen — sie ein zweites Mal zu importieren legt die Artikel erneut an. Das Ergebnis nennt die vergebenen Nummern; übernehmen Sie sie in Ihre Datei, wenn Sie dieselbe Datei noch einmal einlesen wollen.

Bestand und Preise

Bestand wird nur für neu angelegte Artikel gebucht, und zwar als echter Wareneingang mit dem Einkaufspreis aus der Datei. Deshalb bleiben Bestandsbewertung und Historie richtig — der Import schreibt keine Menge hinter dem Rücken des Systems in eine Spalte.

Für bereits vorhandene Artikel wird kein Bestand gebucht. Ein zweiter Import derselben Datei würde ihn sonst verdoppeln. Korrekturen laufen über die Inventur.

Fehlt ein Einkaufspreis, wird der Bestand mit Wert 0 gebucht und die Bewertung dieses Artikels beginnt erst mit dem nächsten Wareneingang. Der Assistent sagt das — egal ob die ganze Spalte fehlt oder nur einzelne Zellen leer sind.

Spaltenübersicht

Die Spalten der Vorlage, in dieser Reihenfolge. Dieselbe Tabelle steht zum Aufklappen auf der Importseite selbst.

Ihre eigene Datei muss diese Überschriften nicht verwenden — der Assistent kennt viele gebräuchliche Schreibweisen auf Deutsch, Englisch und Russisch, und was er nicht einordnen kann, ordnen Sie in Schritt 2 selbst zu.

Gut zu wissen

• Ein Barcode, der bereits zu einem anderen Artikel oder zu einer Variante gehört, wird

abgelehnt. Ihn durchzulassen hieße: dieser Code an der Kasse bucht den falschen Artikel.

• Eine Artikelnummer, die in Ihrer eigenen Datei zweimal vorkommt, macht beide Zeilen zu

Fehlern. Nur Sie können entscheiden, welche die richtige ist.

• Die Zuordnung, die Sie bestätigen, wird für Dateien mit denselben Spaltenüberschriften

gemerkt. Der nächste Export aus demselben Altsystem kostet keine Handarbeit mehr.